Otomatik kira hatırlatma otomasyonu, mülk sahipleri için önemli bir kavramdır. Kira ödemeleri, ev sahipleri ve kiracıların düzenli olarak takip etmesini gerektirmektedir. Mülk sahipleri, birden fazla mülke sahipse her birinin takibini sağlaması da bir o kadar zor olabilir. Mülk sahipleri için ödeme tarihlerini hatırlamak, olası gecikmelerin önüne geçebilmek ve makbuzların düzenlenmesi zaman içerisinde karmaşık hale gelmektedir.
Bu süreç içerisinde işlerin pratik şekilde yapılmasını sağlamak adına gelişen teknolojilerle birlikte otomatik kira hatırlatma otomasyonu devreye girmektedir. Bu otomasyon ile zamanı verimli kullanabilmek mümkün hale gelmektedir. Ayrıca yapılacak olan ödemelerde düzenli şekilde gerçekleşmektedir.
Otomatik Kira Hatırlatma Otomasyonu Neden Kullanılmalı?
Kira hatırlatma süreçlerinde mülk sahipleri birbirinden farklı yöntemleri tercih edebilmektedir. Birçok insan manuel yöntemleri kullanarak, düzenli ödeme takibini gerçekleştirmektedir. Manuel yöntemler; telefon aramaları, not defterleri, Excel tabloları ve bireysel mesajlar şeklinde yapılmaktadır.
Ancak manuel yöntemlerle yapılan kira hatırlatmaları zaman kaybına yol açmaktadır. Ayrıca insan eliyle yapılan bazı hatalar sonucu ödemelerde unutulabilmektedir. Kira hatırlatma otomasyonunun sağladığı birbirinden farklı avantajlar bulunmaktadır. Bu avantajları ise şöyle sıralayabiliriz:
- Kira hatırlatma otomatik şekilde gerçekleştiğinde olası gecikmeler de azalmış olur. Kiracılar, program üzerinden sistematik şekilde bilgilendirilerek ödeme alışkanlıklarında iyileştirmektedir.
- Profesyonel anlamda yönetim sağlanmaktadır. Özellikle birden fazla mülkiyet sahip olan yatırımcılar için daha kurumsal bir iletişim yöntemi sağlamaktadır.
- Manuel yöntemlerle yapılan takiplerde zaman kaybı yaşanırken, otomasyon tam tersi olarak zaman kazandırmaktadır. Tek bir kurulum ile bütün kiracılara her ay düzenli olarak otomatik bildirimler gönderilmektedir.
- Sistematik olarak bütün bilgiler kayıt altına alındığı için düzende sağlanmış olur. Kiracı ve ev sahipleri ödeme günlerini net şekilde hatırlar.
Otomasyon Kurulumu Nasıl Yapılır?
Otomatik kira hatırlatma otomasyonu kullanmak için ilk olarak platforma kayıt oluşturmanız gerekmektedir. Web sitesi üzerinden bir hesap açtıktan sonra kayıt ekranında yer alan e-posta ve telefon gibi bilgileri girmeniz gerekmektedir. Cep telefonunuza veya e-posta adresinize gelecek olan doğrulama kodu ile hesabınızı aktive etmelisiniz. Kayıt işlemini tamamladıktan sonra kullanıcı paneli üzerinden sistem tarafından tarafınıza tanımlanacak tüm modüllere erişebilirsiniz.
Otomatik hatırlatma sisteminin devreye girebilmesi için mülk ve kiracı verilerini girmeniz gerekmektedir. Kira aldığınız her bir daire veya iş yerinin kira bedeli, özellikleri ve adresleri gibi doğru bilgileri sisteme kaydetmeniz gerekmektedir. Bir sonraki aşamada kiracı tanımlama ve sözleşme yükleme işlemlerini gerçekleştirmelisiniz. Kiracının adını, telefonunu ve e-posta adresini girdikten sonra kira sözleşmesinin başlangıç ve bitiş tarihini de eklemelisiniz.
Bu aşamada kira periyodu ve depozito gibi ek bilgileri de kaydetmeniz gerekmektedir. Son olarak ödeme planı konusunda her bir kiracı için kira günü ve bedelini ayrıca belirtmeniz gerekmektedir. Eğer kiracı için gecikme cezası uygulanıyorsa onu da ekstra olarak girebilirsiniz. Bu adımları gerçekleştirdikten sonra otomasyon tamamlanarak sistem otomatik hatırlatma göndermektedir.
Kira Hatırlatmada Otomasyonun Önemi
Kira takibini dijitalleştirmek ve hatırlatma aşamalarını otomatikleştirmek isteyen kişiler için otomasyon son derece önemlidir. Otomasyon, manuel yapılan takipteki hataları en aza indirger. Bunun yanı sıra vakitten de tasarruf etmenizin yolunu açmaktadır. Raporlama ve analiz özellikleri güçlü olan otomasyonu mobil ve web üzerinden kullanabilmek mümkündür.
Tercihe bağlı olarak SMS veya e-posta altyapısı ile hazır hale gelmektedir. Yeni entegrasyonlar veya mobil uygulama güncellemelerini aktif ettikten sonra süreci iyileştirmek oldukça basittir. Platform, mülk sahiplerine gelir-gider ve ödeme geçmişi raporlarını inceleme yaparak, kiracı davranışlarını da analiz etmenizi sağlamaktadır.