Kira takibi sistemleri, birden fazla mülkü olan veya profesyonel anlamda emlak yönetimi yapan kişiler için son derece önemli bir kavramdır. Kira yönetimi ise bir tek kiracı ve ev sahibi arasındaki ödemelerin düzenli olarak yapılmasını sağlamaktadır. Buna ek olarak finansal gelir gider akışının doğru şekilde izlenmesini de sağlamakta, mülk performansının ölçülmesi açısından da önemli hale gelmekte ve yasal gerekliliklerin eksiksiz şekilde yerine getirilmesi konusunda da önemlidir.
Kira takibi sistemlerinde birbirinden farklı rapor türleri bulunmaktadır. Bunların eksiksiz şekilde bilinmesi son derece önemlidir. Kira takibi sistemlerinin içerisinde sunmuş olduğu rapor çeşitliliğinde mülk yönetiminde çığır açmasını sağlamaktadır. Performans analizleri, kiracı memnuniyetleri, ödeme ve tahsilat raporları, muhasebe raporları ve vergi beyanlarını kolaylaştırma gibi birbirinden farklı alanları kapsayan sistemleri içermektedir. Bu sebeple kira takibi sistemlerinde yer alan rapor türlerini şöyle sıralayabiliriz:
- Borç ve Gecikme Raporları
Borç ve gecikme raporları, mülk sahibinin finansal konuda önünü görmesini kolaylaştırmaktadır. Buradaki asıl amaç üç aylık bir gecikme yaşandıysa kiracılara stratejilerinin performansı ölçülerek uygulanmaktadır.
Kira takibi, ödenmiş kiraların dışında henüz ödemesi gerçekleşmemiş ya da gecikmiş ödemelerin de izlenmesini sağlamaktadır. Borç ve gecikme raporları içerisinde hukuki süreçlerin başlatılması, alternatif ödeme planlarının oluşturulması ve kiracıya hatırlatmaların gönderilmesi sağlanmaktadır.
- Sözleşme ve Yenileme Raporları
Sözleşme ve yenileme raporları birbirinden farklı avantajları beraberinde getirmektedir. Fiyat güncellemeleri ve yeni koşulların planlanması, yenileme için hazırlık sürecinin artması ve sözleşme bitiş tarihlerinin toplu görünümü gibi özellikler bu avantajlardan bazılarıdır. Kira takibi sistemleri sayesinde sözleşmelerin süresinin ne zaman biteceği otomatikleştirilir. Ayrıca sözleşme yenileme raporları ile de kullanıcıya erken bildirim sağlanmaktadır. Bu durum hem kiracı hem de ev sahibi için düzenli ve karmaşık olmayan bir ilişkiyi getirmektedir.
- Ödeme ve Tahsilat Raporları
Kira yönetim sisteminde en temel rapor türlerinden birisi de; ödeme ve tahsilat raporlarıdır. Bu raporlar; tahsil edilen toplam kira gelirleri, geciken veya eksik ödemelerin miktarı ve hangi kiracının ne zaman ödeme yaptığına dair bilgileri içermektedir.
Böylelikle mülk sahibi, nakit akışını aylık veya yıllık bazda planlama, gecikme durumlarında hızlı aksiyon alma ve her kiracının ödeme alışkanlıklarını izleyebilme gibi avantajlara sahip olmaktadır. Sistem üzerinden otomatik olarak PDF, Excel veya grafik formatlarında görüntüleme sağlamak mümkündür.
- Vergi ve Muhasebe Raporları
Kira takibi sistemleri, vergi beyannamesi için gerekli olan toplam rakamların otomatik değerlendirmesini, yıllık kira gelirlerini ve kesilen stopajların derlenmesini sağlamaktadır. Bu raporlar ile birlikte mülk sahiplerine tek bir dosya içerisinde veriler sunulmaktadır. Mevcut sistem, geçmiş yıllara ait verileri de arşivleyerek görüntüleme imkanını kolaylaştırmaktadır.
- Mobil ve Anlık Raporlama
Dijital çağın avantajlarından birisi de her yerden erişilebilir bir sistem olarak mobil ve unlu raporlamadır. Bulut tabanlı kira takibi sistemi sayesinde bir tek bilgisayar üzerinden değil, istenen yerden mobil telefon üzerinden de görüntüleme yapmak mümkündür.
Bu özellik sayesinde kriz anlarında hızlı aksiyon alabilmek ve büyük performansını devamlı olarak takip edebilmek mümkün olmaktadır. Ayrıca kiracı iletişiminde de iyi ve kesintisiz bir hizmet sunabilmek mümkün hale gelmektedir.
- Mülk Performans Raporları
Mülk performans raporları, her mülkün doluluk oranını, bakım masraflarını, net getirisini ve kira artışlarını ayrıntılı şekilde göstermektedir. Böylelikle yatırımcılar yeni yatırımlar konusunda stratejik kararlar alabilmektedir.
Hangi bölgede kira potansiyelinin yüksek olduğunun da ayrımına varabilmektedir. Performans raporları, grafiksel sunumlarla desteklendiği için karmaşık veriler çok daha kolay ayırt edilebilir hale gelir.