Profesyonel mülk yönetiminde dijital arşivleme, sürdürülebilirlik ve güvenilirlik açısından temel bir gereklilik haline gelmiştir. Önceden yapılan dijital arşivleme sistemleri, manuel yöntemlerde yapılmaktaydı.
Manuel yöntemler ise not defterine kayıt etme, Excel tabloları üzerinden kontrol sağlama ve diğer farklı yöntemler olarak sayılabilir. Dijital arşivleme sistemi içerisinde mülkle alakalı gerekli olan bütün belgeler bulut tabanlı bir yapıda kayıt altına alınır. Arşiv içerisinde;
- Kira sözleşmeleri,
- Bakım raporları,
- Hukuki yazışmalar,
- Tahsilat makbuzları,
- Demirbaş kayıtları yer almaktadır.
Bu bilgilerin kaydedilmesi ile hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlanabilmektedir. Ayrıca herhangi bir hak iddia etme durumunda da iki tarafı da güvence altına almaktadır. Bu hizmetten yararlanmak demek, veri kaybı riskini tamamen ortadan kalkmak anlamına gelmektedir.
Mülk Yönetiminde Dijital Arşivleme Ne Yönden Avantaj Sağlar?
Mülk takibi programı içerisinde sunulan modern ara yüzler, mülk sahiplerinin dilediği belgeye tek panel üzerinden uzaktan erişmesini kolaylaştırmaktadır. Kira sözleşmeleri, bakım raporları, kiracı iletişim kayıtları ve hizmet faturaları gibi belgelerin tamamı eksiksiz ve düzenli şekilde kaydedilmelidir.
Profesyonel mülk yönetiminde dijital arşivleme bu açıdan son derece önemli bir olgu olarak ön plana çıkmaktadır. Arşivlemenin pratikte sağladığı avantajlar, mülk yönetim sürecinin daha da kolaylaşmasını sağlamaktadır. İşte, sayılabilecek başlıca avantajlar…
Operasyonel yük minimize edilerek, belgeleri erişim kolaylaşır.
Manuel yöntemlerle belgelere kayıt altına almak erişim açısından oldukça işleri zorlaştırmaktadır. Belgeleri bulmak isterken fiziksel olarak taranmakta ve bulduktan sonra incelenebilmektedir. Dijital arşivde ise herhangi bir belgeyi aramak istediğinizde telefondan veya bilgisayar üzerinden saniyeler içerisinde kısa süre içinde ulaşabilirsiniz.
Profesyonel mülk yöneticileri için verilere hızlı erişim sağlamak, önemli oranda ayrıcalık sağlamaktadır. Bu sayede diğer mülklerinde takibini yapmak hızlı ve pratik şekilde gerçekleşmektedir. Mobil uyumluluk özelliği bulunduğu için belgelere her cihazdan erişim sağlamanız mümkündür.
Bulut tabanlı arşivleme sayesinde belgelerin kaybolması imkansız hale gelir.
Verilerin fiziksel dosyalar halinde saklanması, oluşabilecek olumsuz durumlar karşısında oldukça risklidir. Ancak bu tabanlı dijital arşivleme sistemlerinde yüksek güvenlik seviyesi bulunduğu için veri kaybının da önlenmesi mümkün hale gelir.
Belgeler, tamamen program içerisinde güvenilir şekilde şifrelenerek, yedeklenmesi yapılır. Bu özellik sayesinde mülk sahipleri kendilerini güvence altına almış olur.
Hata payı en az seviyeye indirgenerek, belki karışıklığının önüne geçer. Zamanla iki benzer kira sözleşmesinin birbirine karışması veya eksik dosyalar sebebiyle birçok mülk sahibi ve kiracı arasında problemler yaşanabilmektedir. Bu problemler basit seviyede olmayıp hukuki düzeyde de çözmeye kadar girebilmektedir.
Mülk yöneticilerinin geçmişte yaşaması muhtemel olan sorunları günümüzde de yaşamaması için profesyonel mülk yönetiminde dijital arşivleme önerilmektedir. Dijital arşivleme, bütün belgeleri kategorize ederek sistem içerisinde tarih damgası eklemektedir. Bu özelliği sayesinde hataların oluşma ihtimali de ortadan kalkmış olur. Hızlı arama filtresi bulunduğu için saniyeler içerisinde erişim sağlanmak istenen belgelere adı, tarihi veya kategorisine göre yaratılabilir.
Ek maliyetlerin oluşmasının önüne geçer.
Manuel yöntemlerde kağıt kullanımı ve yazıcı maliyeti gibi ek masraflar da oluşmaktadır. Ancak dijital arşivlemede operasyonel maliyetler en aza indirgenir. Üstelik bütün bilgileri teknik bilgi gerekmeden, kullanıcı dostu ara yüzü sayesinde tüm işlemleri yönetebilme özelliği de bulunmaktadır.
Olası anlaşmazlıklar karşısında mülk sahibine şeffaflık sağlanır.
Kiracıyla karşılıklı olarak yapılan görüşmeler ve fatura gibi bilgiler kaydedildiğinden, mülk sahibine şeffaflık sağlar.
Kira Gelirlerinde Aksama Önleyici Akıllı Hatırlatma Sistemi Nasıl Kurulur?