Ofis kira takibi, düzenli olarak takip gerektiren alanlardan birisidir. Özellikle ofis kiralama fikri bir işletme açısından hem maliyetin sabitlenmesi hem de uzun vadeli olarak gider başlığı olarak görülmelidir. Kira sistemi yeteri kadar takip edilmediğinde bazı sorunlarla karşılaşmak mümkündür. İlk olarak ödemeler gecikeceği için nakit akışında da olumsuz anlamda etkilenme durumu söz konusu olabilir. Ayrıca mal sahibi veya kiracı arasında anlaşmazlıklar çıkarak, iletişim sorunları yaşanabilir. Bu durum sonrası ile güven kaybı yaşanması içtendir.
Sigorta, vergi veya diğer yan yükümlülükler göz ardı edilerek unutulabilir. Kira zamları veya yenileme şartları gibi unsurlar zamanında değerlendirilemeyeceği için gecikme yaşanır. Ayrıca sözleşme bitiş tarihlerinde de kaçırma gibi bir durum söz konusudur. Bundan dolayı ofis kira takibi yalnızca ödeme kontrolleri konusunda önemli değildir. Bunun dışında vergi ve mali yükümlülükler, kiracı iletişimi, sözleşme şartları, belge yönetimi ve otomatik hatırlatmalar gibi farklı konuları da içermektedir.
Ofis Kira Takibinin Avantajları
Ofis kira takibi konusu, bazı özelliklere bakımından özel bir takip gerektirmektedir. Bundan dolayı kiracı sayısında az gibi bir durum söz konusu olsa da ofis kiraları genel olarak yüksek olmaktadır. Öte yandan yıllık zamlar, bakım, vergi ve uzun süreli sözleşmeler gibi ek giderler konusunda kira gelirlerinin düzenli olması işletme açısından önemlidir.
Bu sebeple mülk takibi programından yararlanmak ofis sahipleri için önemli oranda önem taşır. Öte yandan ofis açısından pek çok farklı avantajları da sağlamaktadır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:
- Kira gelirleri beyan ve vergi hesaplamaları açısından belgelerin kayıt altına alınması en iyi şekilde gerçekleşir.
- Mali bir müşavir eşliğinde koordine edebilmenin de önü açılır.
- Kiracılar için ödeme yapmaları konusunda otomatik olarak hatırlatmalar gönderilir. Profesyonel anlamda bir iletişim biçimi kurulmuş olunur.
- Yazılı sözleşmeleri de dijital anlamda kayıt altına alma ve sistematik olarak düzenlenmesi de profesyonel anlamda imaj sağlar.
- Nakit akışı planlaması konusunda gecikmeler direkt olarak fark edilir ve tahsilat planları otomatik olarak yapılabilir.
- Ofis kiracılarından gelen ödemelerin tahmini olarak gelir planlamasına ilave edilmesi de mümkün olabilir.
- Kira dışında bakım, sigorta ve vergi gibi giderler konusunda sisteme girildiğinde net olarak kar ve zarar hesabı çıkarılabilir.
- Kira artış dönemleri ve sözleşme yenilemeleri gibi kritik tarihlerin takvim yönetimi yapılabilir.
Ofisler İçin Akıllı Yönetim Nasıl Yapılır?
Gayrimenkul yatırımcıları, kiralama işi ile ilgilenen kişiler ve ofis sahipleri için mülk takibi programı ön plana çıkmaktadır. Program bu kişiler açısından bütün kira takibini tek bir panel üzerinden yönetme olanağını sunmaktadır. Özellikle birden fazla ofise sahip olan kişiler için farklı sözleşmeleri ayrı ayrı takip etmek oldukça zor olabilmektedir. Ancak ofis kira takibi sayesinde tüm ofisleri ve kiracı bilgilerini tek ekranda görüntülemek mümkündür. Böylelikle hangi ofisten ne kadar kira geliri elde ettiğini görmek kolaylaşır. Program, kira ödeme gününden önce mülk sahibi ve kiracıya otomatik olarak hatırlatmalar yapmaktadır.
Gecikme gibi bir durum yaşandığında ise sistem otomatik olarak raporlama yapmakta ve takip sürecini kolaylaştırmaktadır. Uzun süreli sözleşmeler, dijital ortamda saklanabilir. Vergi makbuzları ve ek olarak bakım faturaları da sisteme yüklenebilmektedir. Bu özellik ile birlikte arşivlerde karmaşa yaşanmasının da önüne geçilir. Programı yalnızca bilgisayardan değil, aynı zamanda akıllı telefonlar üzerinden de kullanabilmek mümkündür. İşletme sahipleri için yıllık gelirler, artış oranları ve giderler gibi raporlar takip edilebilmektedir. Bu sayede ofis sahipleri kira durumlarını günün istedikleri saatinde kolaylıkla takip edebilmektedir.